Komunikasi Audit Internal

Dalam kegiatan sehari-hari semua manusia tidak lepas dari proses komunikasi, termasuk Inspektorat selaku Aparat Pengawasan Intern Pemerintah. Komunikasi merupakan bagian integral dalam proses audit intern yang dilakukan oleh Inspektorat, mulai dari perencanaan penugasan, pelaksanaan pengujian, hingga pemantauan tindak lanjut, semuanya memerlukan keterampilan berkomunikasi untuk mendapatkan hasil terbaik. Dengan menerapkan keterampilan berkomunikasi, pelaksanaan audit akan berjalan secara efektif dan efisien (efektif dalam arti audit dapat mencapai hasil-hasil yang diinginkan; efisien karena proses audit dapat dilaksanakan dengan lancar sehingga sumber daya audit benar-benar digunakan untuk mencapai tujuan audit).

Manfaat komunikasi dalam audit intern :

1. Memperoleh data dan informasi yang diperlukan dalam pengujian audit

Ketika audit merupakan proses pengumpulan dan pengujian informasi untuk menghasilkan simpulan dan rekomendasi, maka komunikasi yang baik antara auditan selaku pemilik data dan informasi dengan auditor harus dilakukan. Karena jika perolehan data dan informasi tidak memadai, maka audit tidak akan mencapai hasil yang memuaskan.

2. Mengendalikan dan mengoordinasikan kegiatan-kegiatan audit

Audit dilakukan oleh tim yang terdiri dari Penanggung Jawab, Pengendali Teknis, Ketua Tim dan Anggota Tim yang diwakili oleh individu-individu yang berbeda latar belakang pendidikan. Audit juga menjalankan aktivitas-aktivitas yang saling terkait. Maka dari itu komunikasi yang baik dalam tim harus terjaga sehingga interaksi individu dan rangkaian aktivitas dalam audit dapat berjalan dengan baik.

3. Meningkatkan mutu audit

Ketika seluruh aktivitas dasar dalam audit dapat berjalan lancar (pengumpulan informasi, pengujian, dan penyampaian hasil audit), maka konsentrasi tim dapat diarahkan pada usaha peningkatan mutu audit. Misalnya, jika perolehan informasi menjadi mudah dan cepat, maka tim dapat berkonsentrasi untuk memilih proses analisis yang tepat guna meningkatkan mutu audit di masa depan.

4. Memperbaiki citra audit internal

Citra auditor atau APIP yang melekat selama ini adalah arogan, semena-mena, tidak ramah dan sibuk sendiri. Citra itu menyulitkan auditor untuk melaksanakan tugasnya sebagai APIP karena tidak bisa bekerja sama dengan baik dengan auditan. Ketika auditan percaya terhadap citra tersebut dan auditor tidak bisa berkomunikasi dengan baik, maka auditan akan cenderung tertutup dan tidak mau bekerja sama bahkan dapat menghambat pekerjaan auditor dalam proses audit yang dilakukan. Dengan meningkatkan komunikasi antar pribadi, citra ini dapat dikurangi, bahkan dihilangkan. Sehingga ke depannya, diharapkan akan timbul citra yang lebih baik mengenai auditor.

Bentuk dan teknik komunikasi audit

Bentuk komunikasi yang biasanya digunakan dalam proses audit dapat dirangkum menjadi 7 (tujuh) bagian, yaitu:

1. Wawancara

Wawancara biasanya digunakan auditor untuk memperoleh data ataupun fakta yang dibutuhkan selama proses audit. Cara ini merupakan alat yang cukup baik untuk memperoleh informasi, pendapat, keyakinan ataupun tanggapan seseorang mengenai sesuatu hal. Karena pada proses wawancara auditor dapat melihat langsung aksi, reaksi seseorang dalam bentuk gerak gerik dan ekspresi wajah saat wawancara berlangsung.

2. Kuesioner

Kuesioner memungkinkan individu untuk menuliskan apa yang mereka rasa tidak pantas untuk diungkapkan secara lisan. Bahkan kuesioner dapat dianalisis secara akurat dan dapat memberikan data kuantitatif yang solid untuk mendukung temuan kualitatif.

3. Konfirmasi

Proses ini dilakukan saat auditor ingin meminta penegasan terkait kebenaran suatu data atau informasi yang didapatkan.

4. Presentasi

Merupakan komunikasi yang dilaksanakan secara tatap muka yang berisi penyampaian ie atau gagasan kepada sekelompok orang. Dalam proses ini bukan hanya pesan verbal yang dapat ditangkap, pesan non verbal juga penting untuk diperhatikan.

5. Rapat

Bentuk komunikasi ini merupakan yang paling lazim ditemui dalam dunia kerja. Rapat bisa dilakukan secara internal maupun dengan pihak auditan.

6. Rapat Kecil (Briefing)

Biasanya bentuk komunikasi ini dilakukan hanya untuk memperjelas gagasan dan mengantisipasi hambatan, bukan untuk membahas pokok gagasan. Dalam audit, rapat kecil biasanya dilaksanakan intern sebelum memulai penugasan audit.

7. Laporan Hasil Audit

Merupakan bentuk komunikasi dimana auditor akan menyampaikan hasil audit kepada pihak-pihak yang berkepentingan dalam bentuk laporan (secara tertulis).

Oleh: Pramesti Nidiyaningrum, SE